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2021年01月22日 星期五
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松江区档案馆接收档案标准

 2012-01-08
         为了保证进馆档案的质量,实现档案管理标准化、规范化、现代化的需要,为两个文明建设和振兴松江服务。根据国家档案局、中央档案馆制定的《中央档案馆接收档案标准》《机关档案工作条例》,特制定本标准:
        1.按全宗整理移交档案、保证全宗的完整
凡反映本机关主要职能活动(包括党、政、工、团等机构)、具有科学研究和历史查考价值、需要永久、长期保存的档案,均应收集齐全,并以全宗为单位进行整理,向区档案馆移交档案。
        2.分类清楚,前后一致
同一全宗内的档案分类,要求按年度——保管期限——组织机构(或年度——保管期限——问题)分类法,各类之间界限清楚、归类准确。分类方案必须前后一致,年度必须分清,进馆档案不能有跨年度的案卷。
        3.正确区分档案保存价值
进馆档案必须是经过鉴定,保管期限划分正确的档案。
        4.组卷要求与方法
以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则,灵活运用六个特征,并适当照顾文件的不同价值、数量和不同的保管要求组合案卷,便于保管和利用。
具体要求:
        4.1同一工作、同一会议、同一问题、同一案件或事件的文件及正文与附件、正本与定稿、来文与复文、请示与批复、报告与批件等应组合在一起,进馆档案不能有多问题的杂卷。
        4.2录音带、录像带、光盘和照片(包括底片)等不同载体的档案,要单独编目,与文书档案有相关内容的在案卷目录和卷内目录上注明参见号以便保持相互联系,便于查找、利用。
        4.3案卷厚薄适当。
        5卷内文件的排列与编号
        5.1卷内文件的排列应保持文件之间的历史联系,系统、条理地反映案卷内容、卷内文件的排列应根据卷内文件的主要特征(一般包括时间、作者、问题名称、地区等)以及文件的重要程度等进行排列。排列方式按《松江区机关文书业务规范》执行。
         5.2卷内文件每页都要编号,每页文件只能有一个编号,改新号必须将旧号划去。
        编号位置:左侧装订的案卷编在文件的右上角,筒子页与双面书写的文件的背面编在左上角。
        6.填写卷内文件目录与备考表
        6.1案卷必须填写卷内目录,卷内文件目录上的项目要填写齐全、正确,字迹工整。必须将卷内文件逐份登记;会议记录卷要将每次会议的主题、会议日期进行登记;对文件标题不要随意更改和简化;文件标题不能反映文件内容的要加附加标题,附加标题要加小括号;文件没有标明作者或年月的应尽量考证清楚。
        6.2每卷卷末的备考表应按规定如实填写立卷人、检查人、立卷时间。
        7.填写案卷封面
        7.1卷皮采用由本区档案局印制的、统一规格的卷皮。
        7.2案卷封面项目要填写齐全、正确。封面用喷墨或激光打印机打印。全宗名称要录入全名。如“**厂党委”、“**镇党委、政府”、“松江区**局”。
        7.3案卷标题要简明确切地揭示卷内文件的内容与成份;文字简练通顺;简称通用易懂,标点正确,符合规范;标题的基本结构(包括作者、问题、名称)比较完整,格式尽量一致。
        7.4标题的位置适中,文字排列整齐、美观。
        7.5档号采用碳素墨水或黑色油墨作为材质。
        8.案卷装订
        8.1去除文件上的金属物。
        8.2对破损文件要进行裱糊。
        8.3装订线不压字迹,有压字迹的应加边托裱。
        8.4字迹已扩散的应予复制,并与原件一起立卷装订。
        8.5案卷装订结实,整齐、装订边与底边齐。
        9.案卷排列
        9.1在一个全宗内的档案分类方法应相对固定,年度---保管期限---组织机构(问题)的顺序排列。
        10.编制案卷目录
        10.1案卷目录的编制必须按第九条规定的案卷排列顺序逐卷录入。
        10.2案卷目录上的项目要填齐全.案卷目录的案卷标题要与案卷封面上的标题完全一致。
        11.档号编制必须和以前进馆档号相衔接。
        12.移交单位必须对进馆档案质量进行抽查,抽查案卷数不得少于20%,数据存贮差错率不得高于3%。
        13.编写立档单位全宗介绍
        各移交单位应负责编写立档单位全宗介绍,并随进馆档案一起向区档案馆移交。
        13.1立档单位全宗介绍:成立、撤销的时间、原因、机关的性质、任务、职能和隶属关系及其演变,内部常设机构和直属单位的设置及其演变,机关负责人的任职情况,档案的数量、永、长期卷的排架长度、完整情况、档案的分类原则、整理情况、鉴定情况、档案有无损坏、字迹模糊情况等。
        14.档案的交接事项
        14.1按区档案局(馆)确定的接收计划按时向区档案馆移交。
        14.2案卷目录作为移交目录一式三份,全宗介绍二份,经交接双方清点校对,其中一份存移交单位、其余存区档案馆。
        14.3办理交接手续、填写档案材料交接单据一式二份,在交接双方签字盖章后各执一份,以作凭证。
        14.4与立档单位有关的组织沿革、基础数字汇集、年鉴、专业志或地方史志也应同时移交档案馆。
        15.本标准适用区档案馆接收档案范围内的各机关、团体和企事业单位形成的档案。
                                                                                                                                                                                   松 江 区 档 案 馆
                                                                                                                                                                                  二00二年二月二十八
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