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关于印发《松江区整治违法建筑工作档案管理暂行办法》的通知

文章来源:区档案局  2017-06-05

 

各镇、街道、开发区拆违办、档案部门,各部、委、办、局档案部门:
        现将《松江区整治违法建筑工作档案管理暂行办法》印发给你们,请遵照执行。

                                                                                     上海市松江区档案局     整治违法建筑领导小组办公室
                                                                                                                                      2017年5月10日

 

松江区整治违法建筑工作档案管理暂行办法

第一章 总则
第一条  为进一步加强本区整治违法建筑工作档案(以下简称拆违工作档案)的规范化管理,完整、准确地记录和反映我区整治违法建筑工作的真实面貌,服务于城市管理工作需要,根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》及《上海市拆除违法建筑若干规定》,结合本区实际特制定本办法。
第二条  本办法所称的拆违工作档案是政府在加强城市建设管理中,为改善城市环境,提高城市管理水平,拆除本行政区域内妨碍公共安全、公共卫生、城市交通、市容景观以及违法用地和住宅小区违法搭建等的违法建筑过程中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条  拆违工作档案是国家档案的组成部分,是城市管理的真实记录,各相关单位应切实加强领导,实行统一领导、分级负责的原则,落实专职档案工作人员,制定具体档案管理制度。
第四条  拆违工作档案业务受市、区档案行政管理部门和区整治违法建筑工作领导小组办公室(以下简称拆违办)的监督和指导。

第二章 拆违工作档案的收集和管理
第五条  区拆违办负责全区整治违法建筑组织实施过程中形成的各种文件材料的收集、整理、归档;区整治违法建筑工作领导小组成员单位负责本单位、本系统、本区域内开展整治违法建筑工作中形成的各种文件材料的收集、整理、归档。确保拆违工作档案的准确、系统、完整。
第六条  区拆违办、区整治违法建筑工作领导小组成员单位应制定拆违工作档案平时立卷归档制度、档案人员岗位职责等切实可行的档案管理制度,并加以实施,实行目标管理考核,以保证拆违工作档案收集齐全、完整。
第七条  拆违工作档案的收集范围包括全区整治违法建筑的总体要求、工作部署、统筹协调、监督检查等文件材料,以及区整治违法建筑工作领导小组成员单位开展整治违法建筑全过程中形成的文字、图像、音像等多种形式载体的文件材料(详见《松江区整治违法建筑工作文件材料归档范围及保管期限表》)。

第三章 拆违工作档案的整理和归档
第八条  拆违工作档案的整理应按照国家有关规定要求,做到分类科学、组卷合理、编目准确,具体要求是:
(一)归档的文字材料字迹、图样清晰,数据翔实准确,签字手续完备,符合规范化要求。
(二)以卷为单位进行整理,卷内文件材料排列应遵循文件形成的规律和便于查找利用的原则进行(如文字材料和图片混合组卷,则文字材料在前,图片在后)。
(三)涉及单位、个人的拆违工作档案采取一户一档的形式进行组卷,其他管理性文件按年度——问题分类法进行组卷。卷内文件应逐页编号,页号应编在正面的右上角,背面左上角。
(四)案卷标题应完整揭示卷内拆违工作档案的内容,简明确切。
(五)每个案卷都应填写卷内文件目录和备考表,要求规范、准确。
第九条  整治违法建筑工作历时数年,是一项系统工程。为确保拆违工作档案的齐全、完整,各成员单位应按照专项档案的要求逐年完成当年度形成的拆违工作文件材料归档工作(专门成立拆违机构的单位由拆违机构负责整理、立卷,档案部门应加强监督和指导),并形成拆违专项档案电子目录。
第十条  区房管局、规土局、城管执法局、镇、街道、开发区的拆违部门在6月底前按统一编目方式完成上年度立卷归档工作。2017年12月底前规范完成历年文书档案和业务档案的整理归档和移交工作,档案实体向本单位档案室移交。2018年1月底前,区档案局将会同区拆违办对历年文书档案和业务档案的规范化整理进行检查,整理完毕的档案待符合相关移交条件后,统一向区档案馆移交。拆违工作档案电子目录一式三份,一份交区拆违办,一份交本单位档案部门,一份本部门留存,档案实体移交时办理移交手续。其他成员单位的拆违工作档案在形成专项档案后统一编入本年度本单位文书档案中。
第十一条  全区整治违法建筑工作全部完成后的1个月内,由区档案局会同区拆违办负责对进馆单位的拆违工作档案进行验收,验收合格后再向区档案馆移交进馆。
拆违工作档案移交必须编制案卷目录,在清点案卷时,由交接双方在移交目录上签章,办理移交手续。

第四章 附则
第十二条  本办法由区档案局、区拆违办负责解释。
第十三条  本办法自颁布之日起施行。

 


 

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