• 松江档案信息网欢迎您! [登录] [注册] • 设为首页 • 加入收藏

此页面上的内容需要较新版本的 Adobe Flash Player。

获取 Adobe Flash Player

2021年01月22日 星期五
标题: 正文: 栏目:
政务公开
           业务文件
           信息公开
           政策法规
           局馆公开
首页 > 政务公开 > 业务文件

松江区档案馆纸质档案数字化加工质量标准

 2018-01-18

    档案数字化是打造数字档案馆的重要基础工作,对档案目录数据及其影像文件的加工实行规范操作并对其进行质量检测,是纸质档案数字化制作过程中至关重要的环节。为规范档案著录和扫描工作,保证目录数据及影像文件的质量,提高档案检索和利用的准确率,进而为社会各界提供优质服务,特制定本标准。
    一、档案条目数字化加工质量标准
    档案数字化工作必须符合以下标准规范:
    DA/T   31-2005   纸质档案数字化技术规范
    DA/T   18-1999   档案著录规则
    DA/T   22-2015   归档文件整理规则
    档办发〔2014〕7号  国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》的通知
    沪档〔2015〕98号  《上海市档案局关于加强档案业务外包和中介服务管理的指导意见》
    除此之外,还必须达到:
    1.对案卷级著录、以卷整理的文件级著录和一文一件整理的文件级著录的界线把握正确,并达到各条目不错、不漏、不重。
    2.著录对象准确无误。对围绕同一问题相继产生的多个文件应著录其中具有较高利用价值的文件(如请示与批复、定稿与草稿、转发文与被转发文等)。
    3.案卷级条目中反映的卷内文件份数与实际份数相符合。
    4.对数据库结构中要求必须著录而档案原件中相应信息缺失时,必须认真考证后录入并加上相应的符号,或做好相应的标记。
    5.自拟题名必须达到“揭示内容、表达准确、语句通顺、文字简炼”的要求,并按《档案著录规则》正确运用著录内容识别符。
    二、档案全文数字化加工质量标准
    全文扫描工作必须符合《纸质档案数字化技术规范》的精神,具体包括以下内容:
    1.扫描步骤
    (1)扫描人员使用扫描仪驱动软件或专业档案数字化加工软件时,在软件中录入档号,按照案卷标明的页码顺序从卷封开始扫描。
    (2)使用扫描仪扫描图像时,应先进行试扫,调整扫描仪参数,以使扫描后的图像清晰,尽量无黑边。在扫描过程中要认真观察扫描质量,出现问题要及时处理。逐页扫描时要仔细地核查档案页码,如发现存在漏编、错编页号的情况,需及时补编、改编页码。
    2.扫描要点
    (1)分辨率选择:不论是一次扫描还是分区多次扫描,扫描分辨率不能低于300DPI。具体扫描时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。
    (2)色彩模式选择:设定为彩色。
    (3)扫描仪选择:为了保证档案资料的载体安全,扫描时应根据纸张情况选用合适的扫描仪。若档案原件材质为A4纸张,且质量较好,可采用高速扫描仪扫描;对于纸张较薄或较脆容易破损要使用平板扫描;对于不适合拆卷的档案,应采用零边距扫描仪。
    (4)涉密文件不扫描(要求扫描除外),密级的设定应符合档案安全管理要求中档案密级的相关规定。
    3.清晰度说明
    (1)对特殊纸张或档案原件清晰度不高的,可通过增加分辨率,调整亮度、对比度等技术参数,直至扫描图像清晰为止。对于同一份档案,清晰度不同,特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的,以文件主要部分的清晰为准。
    (2)对于已经褪色而无法辨别、经加深复印仍不清楚的传真件,则争取打印一份还原度高的文件作为原文件的附件,此附件需经过盖章认定。
    4.特殊页面的扫描
    (1)对于字体很小、字迹密集的文件,可适当提高扫描分辨率,并可采用局部深化技术进行扫描。
    (2)对于粘贴的纸张,需一页页的翻开扫描,然后裁剪影像中的多余图像。
    (3)对于大幅面档案(大于A3幅面),既可采用A3平面扫描仪扫描后进行图像拼接,也可直接采用大幅面数码平台,遵循尽量展现档案原貌的原则,同时也为了保护档案原件。
    (4)对于部分复写字迹正面不清晰,背面却比较清晰的档案文件,应正面、背面均作扫描,并对背面的图像作水平翻转处理,最后将正面的图像与经过翻转处理后的背面图像左右并排拼接为一页。进行上述图像拼接时,正面的图像在左、翻转后的背面图像在右。
    (5)对于纸质太薄出现透字现象的文件,应采用衬纸的方式扫描以保证图像清晰度。
    5.扫描图像的质量要求
    (1)档案内容完整,即每页实体档案的所有内容全部扫描出来,不存在档案内容缺漏情况。
    (2)图像无明显色差,即实体档案的文字和图像文字颜色基本一致,实体档案页面底色和图像底色基本一致。
    (3)图像内容清晰可见。
    (4)文字无扭曲,图形、图表的线条无变形。
    6.图像处理
    对案卷纸张规格不一样的影像,进行图像处理,含纠偏、裁边、拼接。
    (1)对扫描图像进行纠偏,页面端正,无明显倾斜,倾斜度不大于1度。
    (2)保证图像文件的干净、整洁和美观。处理过程应遵循展现档案原貌的原则。
    (3)案卷纸张规格不统一的扫描影像件应进行裁边处理,去除多余的白边(黑边),以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。
    (4)对于纸质发黄、沾有各种污渍,且档案信息中包含了诸如毛笔、铅笔、钢笔、油印件、复写件等多种类型的字迹,还有印鉴、照片等图形,在不改动档案内容的情况下,可以调节色彩的对比度、饱和度,使影像更清晰和美观,以达到清晰阅读为准。
    (5)对调整完的图像进行OCR全文识别,形成双层PDF,以便检索。
    7.存放路径及格式
    图像处理人员完成一批图像后进行保存。图像存储时,一般采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择,应以保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则。纸质档案目录数据库中的每一份文件,都有一个与之相对应的唯一档号,以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。不同级目录以文件夹嵌套方式保存,扫描全文存放路径及格式如下:
    (1)案卷方式
    文书档案案卷级目录结构:
 
    文件命名格式:全宗号-年度号-案卷号-卷内顺序号.pdf(小写)(全宗号4位补零,年度号4位,案卷号4位补零,卷内文件顺序号4位补零,连接符为英文短横杠),对于“封面扫描件”件号编为“FM”(大写),对于“目录扫描件”件号编为“ML”(大写)。
室编档号同一年度一律采用大流水号,如遇到室编档号按类别设小流水编目的,需对室编档号进行调整排序,确保室编档号连续及唯一。
    (2)一文一件
    文书档案一文一件目录结构:

    文件命名格式:全宗号-年度-保管期限-文件顺序号.pdf(小写)(全宗号4位补零,年度号4位,保管期限区分永久、30年,文件顺序号4位补零,连接符为英文短横杠)。
    8.扫描图像质检
    (1)应注意质检文件夹为档号,是否与档案封面上的档号相符,文件夹名是否严格按照档号命名。
    (2)检查封面、案卷目录与图像显示是否正确。
    (3)检查封面显示题名等等信息项与案卷目录显示内容是否一致。
    (4)检查图像图像上编制的页号与卷内目录列表中的起始页码是否一致。
    (5)检查卷内目录列表的件号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、条目显示顺序是否与较低匹配。
    (6)按批次自检,抽检比率应不低于20%,合格率不低于98%。
    9.验收程序与标准
    (1)扫描:正确命名、扫描图像质量符合本标准规定。
    (2)录入及附件挂接:符合本标准规定。
    (3)档案装订:无缺页、多页、错装现象。
    (4)录入:合格率为98%以上。
    (5)附件挂接:合格率为100%。
    (6)附件与条目挂接匹配性:合格率为100%。
    10.数据移交
    (1)数据移交前,应严格按照数据移交要求准备需要移交的档案,并进行数量和质量检查,确保移交格式符合约定要求,且数据无遗漏。若发现问题,进入异常情况处理流程。
    (2)对自检合格的数据进行阶段性移交或最终移交,移交方式按照规定或合同要求,并做好记录填写《数据移交统计表》。
    (3)数据移交工作可采用在线移交或离线移交。在线移交在服务器端操作,离线移交则通过移动存储介质进行,若数据需要离开加工现场,必须有专职人员在场的情况下方能操作,并当场记录,在场人员签字确认。
    (4)做好加工现场网络环境的病毒防杀工作,严禁在数字化加工时使用指定数据存储介质之外的移动存储介质。
    (5)对数字化加工成果进行数据备份(如DVD光盘或移动硬盘方式)并交付,数据存贮介质选用知名品牌的光盘或移动硬盘。
    (6)经检查合格后签章确认,加工现场不得再保留该批次数据,应在相关工作人员的现场监督下销毁。
    三、档案安全管理
    1.对所需加工的档案双方应当场清点确认,并填写《档案交接记录表》。
    2.根据案卷信息中相应项:档号、卷皮或目录标明的张、页数,逐页清点案卷的张、页数。如遇数量不符、纸张破损严重等异常情况,应填写《异常情况登记表》,并报告上级协调处理。
    3.在不去除装订物情况下,对可能影响扫描工作的档案,应拆除装订物,拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
    4.案卷装订还原以案卷拆分前原貌为原则,还原装订后档案外观、纸张顺序等应与拆分前完全一致。

 

Copyright © 版权所有 上海市松江区档案局
地址:上海市松江区中山中路38号 电话:021-37736578 网站访问人次:13838644
政府网站标识码:3101170037  沪ICP备11041337号 

沪公网安备 31011702003979号