关于加强照片档案管理工作的实施意见
2012-01-08
照片档案是机关档案工作的一个重要组成部分，是真实地反映我区政治、经济、社会发展的历史记录。为确保我区在各项事业发展过程中留下完整的历史记载，根据《中华人民共和国档案法》、《上海市声像档案管理暂行办法》的规定，凡涉及我区一切重大活动的照片资料必须完整无缺地移交档案部门归档。为此，就我区照片档案的收集归档工作提出如下意见：
一、依法办事，照片资料必须归档
档案法规定，法人组织和工作人员在公务活动中形成的应当归档的材料，必须定期移交档案部门，不得占为己有。各单位在工作中形成的照片资料，拍摄部门和人员必须定期向本单位档案部门移交、保管，对应归档而不归档，占为己有或擅自赠送、交换、出售的，将依法查处，情节严重的，将追究法律责任。
二、照片资料的收集范围
1．党和国家领导人以及省、部级以上（含副省、部级）领导同志视察本区形成的照片；
2．全区性的重要会议和重要活动形成的照片；
3．本区在外事活动中形成的照片；
4．本区在处理重大事件、自然灾害中形成的照片；
5．本区获国家、部、市级奖励或荣获名、特、优产品的照片；
6．反映重大建设项目工程的原貌、奠基仪式、竣工落成典礼及实施过程中解决重大问题形成的照片；
7．具有历史意义或列为文物保护的建筑物、名胜古迹、市容市貌的照片；
8．有影响的著名人物在本区重要活动中形成的照片；
9．反映我区各项建设发展的原貌、现貌的照片；
三、照片档案归档单位
松江区委、区人大、区政府、区政协、区委宣传部、统战部、区外事办、接待办、协作办、松江工业区、方松街道、松江报社为照片档案重点归档单位，当年形成的照片资料直接由区档案馆接收。
各镇人民政府、街道、委、办、局、直属公司等单位在本单位主要职能活动中形成的照片资料由本单位机关档案室集中保管。
四、照片档案归档要求
照片拍摄部门与人员在移交照片档案时必须做到以下几点：
1．照片、底片收集齐全，二者相符合。
2．每个活动、事件为一组照片资料，整理、编号，每组照片编写说明。
3．每张照片写明六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
五、移交时间
松江区委等重要归档单位，必须将当年度形成的照片根据整理要求，收集组卷，于次年第一季度移交区档案馆，今后凡举办全区性活动需要有关照片资料由区档案馆负责提供。其他各部门形成的照片资料整理组卷后即可向本单位档案室移交、归档。
六、照片档案装具依据国家档案局制订的国标统一装具，由区档案局提供。
七、全区各单位领导、宣传部门、办公室必须重视照片档案的收集归档工作，对以往工作中形成的具有长期保存价值的散失在工作人员手中的照片资料进行一次彻底的收集，并整理、组卷，移交本单位档案室或档案馆保管。