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上海市松江区档案局关于加强档案业务外包和中介服务管理的指导意见

文章来源:业务指导科  2021-09-09
 
  上海市松江区档案局关于加强档案业务外包和中介服务管理的指导意见

各镇、街道,部委办局,人民团体,区属企事业单位,各档案服务机构:
  为依法规范并支持社会力量参与档案事务,进一步提高我区档案服务业发展质量和水平,促进全区档案事业创新健康发展,根据《中华人民共和国档案法》等法律法规和有关规定,制定如下指导意见。

  第一部分  目标与要求

  一、基本目标
  主动适应经济社会发展,支持我区确有需要的各机关、团体和企事业单位(以下简称档案业务外包单位)在档案管理事务性工作中引入市场机制,以业务外包方式向社会购买服务,集聚社会资源和社会力量,促进我区档案工作降本增效、提高水平,更好地为“科创、人文、生态”现代化新松江服务;支持档案业务外包服务机构和中介服务机构(以下简称档案服务机构)等社会组织依法依规参与档案事务,发挥人才、技术、设施设备等优势,积极服务和促进松江档案事业发展。
  二、总体要求
  认真落实党管档案要求,在确保档案绝对安全的前提下,规范档案服务领域及档案服务机构的行为,营造公平、公正、有序市场环境,创新管理制度,强化监管能力,严肃查处档案服务机构弄虚作假、滥用工作规范和因管理混乱产生严重档案安全风险等违法行为,切实改善我区档案服务领域生态环境,促进我区档案工作水平积极提高。
  三、业务类型
  档案业务外包服务主要有业务类型:
  1、档案寄存托管服务;
  2、档案数字化服务;
  3、档案整理服务;
  4、档案信息系统建设服务;
  5、档案开发利用服务;
  6、档案管理咨询服务;
  7、档案销毁服务;
  8、档案库房消毒服务;
  9、档案库房设施设备规范化建设服务。
  四、适用原则
  从事档案业务外包服务和中介服务的机构应当遵循国家和市、区相关规定,按照安全第一、预防为主、质量为上、服务优质、价格公道的原则,完善工作机制,严格依法依规,确保档案实体和信息绝对安全。
  五、不适用原则
  1、档案业务外包单位中的凡是涉及国家秘密的档案一律不得进行寄存托管和档案数字化、档案整理业务等外包;
  2、机关档案一律不得进行寄存托管外包;
  3、不得将列入国家档案馆收集范围的档案的各项业务委托给具有外资背景的机构。

  第二部分  管理机制

  一、档案业务外包单位
  档案业务外包单位应当以确保档案业务外包安全为最基本要求,制定和落实档案安全管理体系,最大限度避免因档案服务外包引起的档案实体受损毁或造成国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄密。安全管理应坚持预防为主、全程监控原则;外包单位应主动接受、积极配合上级单位档案部门和区档案主管部门的指导、监督和检查,发生(可能导致)档案受损或泄密的事件时,应及时主动向区档案主管部门报告。
  1、切实落实档案管理主体责任。我区开展档案业务外包的各机关、团体和企事业单位在开展外包服务工作时要切实落实档案管理主体责任,坚守档案安全红线意识,坚决杜绝“一包了之”当甩手掌柜,始终严格履行档案管理第一责任人的职责。
  2、严格落实档案安全领导责任制。切实建立、严格实施档案安全领导责任制,牢固树立风险防范意识,健全档案安全和质量管理制度措施。
  3、强化合同管理意识。各档案业务外包单位应当主动强化合同管理意识,明确委托和服务的内容、期限、数量、价格、保密等要求及双方的权利义务、违约责任等内容,以完善合同条款和严格履约为抓手,落实档案安全和服务质量要求,保障档案业务外包安全、规范、有序。
  二、档案服务机构
  档案服务机构应当深刻认识档案工作的性质和特点,强化政治意识、责任意识、安全意识和质量意识,高度重视、切实保障档案安全和服务质量。要严格按照国家和本市、区相关法律法规制度,积极贯彻国家和行业等相关标准规范,提高工作要求和服务标准。
  档案服务机构应当具备以下条件:
  1、依法经工商等有关部门批准,开办手续合法、完备,具备满足执业需要的良好条件,并在规定的经营范围内开展经营服务;
  2、建立健全经营服务规章制度,规范服务流程、严格管理措施、落实岗位职责、明确人员责任,不断完善档案业务外包和中介服务的安全和质量保障机制;
  3、应当高度重视执业能力建设,积极组织参加档案业务和相关专业知识教育培训。
  4、强化从业人员资质管理。
  (1)保障从业人员百分百执业上岗;
  (2)从业人员须有无犯罪记录证明;
  (3)至少有一人及以上具备档案专业中级技术职称的人员在岗。
  5、严格保密管理。
  (1)应建立保密管理体系,确保档案和其他信息不被非授权人接触或获知。
  (2)应根据档案服务业务单元、项目的特点和需求,取得相应保密资质。
  (3)应了解来自国家法律法规和相关方的要求,明确秘密事项的对象范围、秘密等级及其具体要求;并结合档案服务活动中涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的各个环节,制定保密制度,采取严格的保密措施。
  (4)应对组织内部关键岗位实行保密安全责任制,确保保密措施的具体落实及泄密责任可追究。
  (5)应与员工签订书面的保密协议(或保密承诺书),要求员工承诺在工作过程中不摘抄、删改、复制、泄露发包方的档案和其他信息。
  (6)应按 GB/T22080、GB/T22081或与外包单位的合同约定实施信息安全管理,加强计算机系统的保密管理,保证电子档案的秘密安全;
  (7)应制定应急管理处置预案,响应突发的泄密事件,将泄密事件的不良影响最小化;
  (8)应及时响应和配合档案主管部门、保密行政管理部门及客户的安全检查或调查。
  三、档案主管部门
  为更好的营造公平有序、优质先进的档案业务外包和中介服务环境,根据档案业务外包和中介服务的特点,区档案局(馆)作为区域内档案主管部门着力加强事中、事后监管。
  (一)建立事中监管的档案业务外包和中介服务项目的信息报送登记制度。
  1、凡在我区从事档案业务外包和中介服务的机构,应当在每次服务合同签订后五个工作日内由档案服务机构向区档案主管部门办理信息报送登记(见附件1)。
  2、对已办理登记的服务项目,档案主管部门将在项目服务的实施过程中随机检测检查档案业务服务项目安全管理情况,检查档案业务外包单位管理主体责任落实情况,检查档案服务机构在档案业务服务中的档案安全、服务质量、适用规范、设施设备和管理措施保障情况等。
  (二)建立黑白名单管理机制。
  为使各档案业务外包单位便于甄别档案服务机构优劣,区档案主管部门将设立黑白名单,对于在提供档案业务外包和中介服务过程中提供优质服务、诚实守信、规范执业的档案服务机构,纳入白名单管理;对于在档案业务外包和中介服务中存在下列情形之一的,经检查后整改不力的一律纳入黑名单管理。
  1、在从事档案业务外包和中介服务过程中发生档案安全事故或失密泄密行为以及存在严重安全隐患的;
  2、在从事档案业务外包和中介服务时不执行档案法律法规和档案业务规范标准的;
  3、不接受档案行政管理部门监督检查的或对检查发现的问题不按规定整改的;
  4、报送登记提供虚假信息、证明材料的;
  5、主要从业人员在提供服务期内不具有相应执业资格或未接受档案专业培训的;
  6、档案服务机构的营业执照被注销、吊销的;
  7、在提供服务期间违反合同约定,产生失信行为的;
  8、假借市、区档案局(馆)名义招揽业务的;
  9、将承揽业务全部转包的;
  10、其它违反法律、法规和规章的行为。
  (三)建立抽查、专项检查相结合的事后监管机制。
  1、区档案主管部门将督促我区各业务外包单位及区重点工程、实事工程的建设单位、责任单位加强对档案业务外包和中介服务项目作终验评估,并且适时开展抽查或者年度定期专项检查。
  2、区档案主管部门每年将根据平时抽检、质量评估、专项检查等的情况适时调整和通报黑白名单。
  3、区档案主管部门不得指定任何档案服务机构的市场行为。

  第三部分  责任追究

  区档案主管部门将加大行政执法力度,根据发现的问题,分别采取书面告知、约见谈话、公开通报、行政处罚等方式,予以追究追责。
  1、发现档案安全和服务质量、适用规范有重大隐患的,将依法通报,限期整改;
  2、凡发生档案安全事故的将依法依规严肃追究相关档案业务外包单位和档案服务机构领导和有关人员的责任。 

  第四部分  其他

  为营造档案领域的争先创优好氛围,区档案局将积极开放档案业务培训,切实为档案服务机构及其从业人员提高执业能力和业务水平提供学习交流平台,积极鼓励档案服务机构优先运用档案管理的新技术、新方法 、新经验,切实提高我区档案管理水平。
  此指导意见由松江区档案局负责解释。


  上海市松江区档案局
  2021年8月31日
 
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